Der regionale Adventskalender

Idee

naa.
Egal ob der Blumenladen, die Schreiner, der Kosmetik-Salon, das gemütliche Kaffee, die Papeterie oder das Pop-up von nebenan: Die lokale Vielfalt in der Region ist riesig. Das Problem: Leider fällt es den kleinen Unternehmen oft schwer, an Bekanntheit zu gewinnen oder erst gesehen zu werden. Oftmals fehlen hierfür finanzielle und zeitliche Ressourcen oder auch das nötige Know-How mit den neuen digitalen Medien.

Hier kommen wir ins Spiel: naa. hat die Mission die lokale Vielfalt der Region zu fördern und spürbar zu machen. Wir leisten einen wichtigen Beitrag zur Förderung der Berner Kultur und Kulinarik. Wir bieten regionalen Unternehmen eine Bühne, ihre Geschäftsideen nach aussen zu tragen, das Berner Kulturleben neu aufzumischen und bekannter zu werden. Im April 2021 entstand im Rahmen des Minors “New Independent Media” die mit viel Liebe geführte Plattform naa., auf welcher regelmässig qualitative multimedial Beiträge über sorgfältig ausgewählte regionale Unternehmen veröffentlicht werden. Dort vereinen wir jung, alt, alternativ, modern, Unternehmer:innen, Eltern, Teenager, Familien, Alleinstehende, Partygänger:innen, Kaffeetrinker:innen, Kulinariker:innen, Berner-Neulinge und co, mit einem gemeinsamen Nenner: Dem Bedürfnis nach Regionalität und mehr lokaler Vielfalt.

Wie alles begann…
Bei einem gemeinsam Kaffee Mitte September in der Herbstsonne auf der kleinen Schanze kam uns die Idee für unser Digezz-Projekt: Wir könnten einen regionalen Adventskalender realisieren!
Am nächsten Tag schon setzten wir unsere Idee in Taten um. Was danach folgte, unterschätzten wir massiv. Doch eines vorweg: Es war das aufwendigste aber auch lehrreichste und tollste Projekt, welches wir je gemeinsam realisiert hatten.
Zu diesem Zeitpunkt wussten wir nicht, wo unsere Reise mit dem Kalender hinführen würde. Das eine oder andere Mal schwirren Fragen im Kopf umher wie: Was, wenn wir nicht genügend Unternehmen finden, die mitmachen? Was tun wir, wenn wir die Kalender nicht alle verkaufen können? Was, wenn jemand zu spät liefert? Wir legten diese Fragen aber erstmals zur Seite und begannen mit der Planung.

Konzeption & Umsetzung

Akquise
Ein regionaler Adventskalender mit 24 Berner Unternehmen – klingt schön und gut, doch nun mussten wir erstmals 24 Unternehmen finden, welche sich dazu bereit erklärten mitzuwirken und ein Teil des Projekts zu werden. Zudem sollten die Unternehmen, respektive die Produkte von ihnen, möglichst divers sein. Eine Teilnahme ist für Unternehmen mit viel Vertrauen verbunden. Stell dir vor, jemand den du nicht kennst schickt dir eine Anfrage, ob du Teil eines Adventskalenders sein möchtest, doch du kennst die Absichten der Personen dahinter nicht, weisst nicht, wie sie arbeiten, ob das Unternehmen in einem guten Licht dargestellt wird oder ob es eine Geldmacherei ist. Um diesen Bedenken entgegenzuwirken, erstellten wir ein Fact-Sheet über die Teilnahme beim naa. Adventskalender mit allen wichtigen Fakten. Dieses sollte erste Bedenken aus dem Weg räumen. Uns war bewusst, dass der erste Eindruck wichtig ist, weshalb wir viel Wert auf einen professionellen Auftritt sowie eine einheitliche Kommunikation legten. Wir schickten die Anfrage an rund 80, sorgfältig ausgewählte, Unternehmen aus der Region Bern. Viele waren erst skeptisch, doch sagten dann schliesslich zu. Viele der Unternehmen waren begeistert von der Idee. Ab und an musste ein Telefon gemacht werden – teilweise auch im Zug auf dem Weg nach Chur zum Major Unterricht. Natürlich erreichten uns auch ein paar wenige Absagen. Als nach ein paar Tagen rund 12 Unternehmen zugesagt hatten, verspürten wir erstmals Erwartungsdruck. Nun mussten 12 weitere Unternehmen her – 12 die sich unterscheiden von den anderen. Dies war mit einem grossen Zeitaufwand verbunden. Wir telefonierten Unternehmen um Unternehmen ab, bis wir schliesslich 24 gefunden hatten. Wir waren überrascht, wie vielfältig unsere Auswahl war. Von allem war etwas dabei: Kosmetik, Selbständige, Metzgerei, Käserei, Bauernhof, Papeterie…

Zufriedener konnten wir nicht sein, denn wir legten grossen Wert darauf, dass unsere Kund:innen mit möglichst unterschiedlichen Produkten in die Berner Region eintauchen konnten. Uns erreichten im Nachhinein noch weitere Anfragen von Unternehmen, die von unserem Projekt gehört hatten, welchen wir leider absagen mussten, da bereits alle 24 Plätze belegt waren.

Kommunikation
Wer schon mal in einem Projekt mit so vielen Stakeholdern gearbeitet hat, weiss, dass dies ein enormer zeitlicher und auch administrativer Aufwand bedeutet. Während der Projektarbeit pflegten wir einen engen Austausch mit allen 24 Unternehmen. Nebst diesen hatten wir Kontakt zu einer Druckerei sowie mit unterschiedlichen Firmen, bei welchen wir Material bezogen.

Hinter regionalen Firmen stehen oft traditionelle Familiengeschichten und viel Leidenschaft sowie Stolz für die eigene Unternehmung. Umso mehr war es uns wichtig, dass wir eine persönliche, transparente Zusammenarbeit mit den Unternehmen pflegten. Als besondere Herausforderung stellte sich die Kommunikation mit den kleinen Unternehmen dar. Diese waren oft mit dem Tagesgeschäft beschäftigt und konnten entsprechend nur sporadisch auf unsere Mails antworten. Zudem hatten wir teilweise mit mehreren Personen einer Firma zu tun, dies führte dazu, dass wir uns viele Namen und Spezialwünsche merken mussten.

Tauschgeschäft
Wir entschieden uns dazu, den Unternehmen ein Tauschgeschäft anzubieten: Produkte gegen Werbung. Im Gegenzug zu kleinen Produkten, boten wir den Unternehmen Werbung auf unserer Webseite, den sozialen Medien sowie im Adventskalender selbst (Infokarte über das Unternehmen) an.

Zu Beginn unseres Projekts machten wir uns Gedanken zum Budget. Uns war es wichtig, dass wir alle Fixkosten, wie beispielsweise die Verpackung, decken konnten. Bei der Preisbestimmung waren wir uns uneinig: Wir wollten nicht zu teuer sein, da die Unternehmen die Produkte ja “kostenlos” respektive im Tauschgeschäft zur Verfügung stellten. Andererseits war uns bewusst, dass der Warenwert sowie unser Aufwand auch viel Wert ist. So entschieden wir uns für ein Mittelmass. Rückblickend können wir sagen, dass wir den Kalender zu günstig verkauft haben.
Um einen transparenten und sauberen Zahlungsablauf zu ermöglichen, entschieden wir uns dazu, ein Firmenkonto zu eröffnen.

Projektmanagement
Zu einem gelungenen Projekt gehört auch immer ein gutes, durchdachtes Projektmanagement – besonders bei so einem umfangreichen Projekt mit vielen Abhängigkeiten. Damit wir den Überblick während des Projekts nicht verloren, erstellten wir eine Excelliste, welche unser wichtigstes Projektmanagement-Tool wurde. Besonders die Kommunikation mit 24 Unternehmen, stellte uns oft vor Herausforderungen. Unsere Dateien speicherten wir auf OneDrive ab, was uns eine unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglichte.

Anfangs schrieben wir uns die Digezz-Stunden regelmässig auf, als diese jedoch bereits zu Beginn des Projekts erreicht wurden, hörten wir schnell wieder damit auf. Das Projekt wurde mehr als nur ein einfaches Schulprojekt, es wurde zu einer Herzensangelegenheit, für welche wir (gerne) viel Freizeit und intensive Stunden hergaben.

Verpacken und Distribution
Bereits zu Beginn war die Verpackung des Kalenders ein grosses und entscheidendes Thema. Wie wollen wir den Kalender verpacken? Wie können wir den Kund:innen Informationen über die Unternehmen übermitteln? Wie können wir in möglichst kurzer Zeit eine grosse Stückzahl an Produkten schön verpacken?

Wir realisierten schnell, dass bei einer hohen Auflage die Verpackung sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und nicht mehr vergleichbar mit den Erfahrungen ist, die wir vom Einpacken von eigenen Adventskalendern haben. Wir durchstöberten somit Pinterest und suchten nach einfachen und dennoch ansprechenden Verpackungsmöglichkeiten. Wir entschieden uns recycelte, braune Papiertüten in zwei unterschiedlichen Grössen zu verwenden. An die Tüten haben wir die Nummernschilder des jeweiligen Tages mit Klammern angeheftet. Auf der Rückseite dieser Kärtchen waren zudem die wichtigsten Informationen und Kontaktangaben des Unternehmens enthalten, welches sich hinter dem Türchen verbirgt. Um das Unternehmen noch besser kennen zu lernen waren auf den Karten jeweils auch noch die drei wichtigsten Werte platziert.

Diese Wahl stellte sich als die optimale Lösung dar, da die Kärtchen sowohl optisch als auch funktionell punkteten. Um den Kalender noch ansprechender zu gestalten, entschieden wir uns dazu bei ca. 18 Säckchen eine selbst erstellte Dekoration anzubringen. Dies waren Beispielsweise Salzteigsterne, Pflanzen, Holzanhänger oder Drahtsterne. Der Aufwand für die Erstellung von diesen Anhängern unterschätzten wir natürlich um einiges und forderte einen enormen Zeitaufwand. Die gesamte Dekoration nahm ungefähr 100 Stunden (!) in Anspruch. Wir erhielten dabei aber zum Glück noch wertvolle Unterstützung von unserer Familie und Freunden.

Ein Kommentar der Umfrage, welche wir Ende Dezember mit den Käufer:innen durchgeführt hatten, hat die richtige Wahl der Verpackung definitiv bestätigt und freute uns sehr. Diesen Kommentar möchten wir dir nicht vorenthalten:
«Ich habe den Kalender wegen der Verpackung bestellt:) Ich finde es so toll, dass man jedes Säckchen, Klämmerli und Deko danach nochmals brauchen kann. Habe so all meine Weihnachtsgeschenke eingepackt ;). Aber als ich dann den Inhalt gesehen habe, war ich nochmals positiv überrascht! Ich bin sehr zufrieden und würde den Kalender nochmals kaufen! DANKE.» – Kundin naa. Adventskalender

Mit der Entscheidung wie wir die Produkte einpacken wollten war es allerdings noch nicht getan. So mussten wir auch noch die Verpackung in unserer Stückmenge bestellen. Rund 4000 braune Papiertüten kann man nicht im Coop kaufen oder auf Galaxus bestellen. Wir machten uns somit auf die Suche nach Grosshändlern die unsere Wunschprodukte an Lager hatten. Corona machte uns aber einen Strich durch die Rechnung. Aufgrund der weltweiten Lieferengpässe hatte praktisch jeder Lieferant keine oder zu wenige Papiertüten an Lager. Wir erhielten sehr viele Absagen und nach langem Suchen und viel Glück haben wir einen Händler gefunden, der uns die letzten Stücke noch zustellen konnte. Diese waren allerdings um einiges Teurer, als bei anderen Händlern, was wir wiederum ins Budget einrechnen mussten.

Nebst den Säckchen brauchten wir noch von der Grösse passende Kartonschachteln, Stopfmaterial, Klebematerial, Seidenpapier, Sticker und vieles mehr.
Zum Schluss beanspruchte natürlich auch die Erstellung der Nummernschilder mit den Informationen über jedes Unternehmen sehr viel Zeit mit der Verfassung der Texte und dem Layout. Anfang November haben wir die Informationskarten anschliessend in einer Berner Druckerei in den Druck gegeben. Nun hatten wir das gesamte Verpackungsmaterial zu Hause. Huch! Ein Grund weniger zur Sorge und der Keller war ordentlich gefüllt. Dennoch war der Erwartungsdruck hoch, da zu diesem Zeitpunkt 144 Haushalte Geld in unser Projekt investierten und gespannt auf den Adventskalender warteten.

Wir hatten zwar die mündliche Zusage über die pünktliche Lieferung der Produkte, trotzdem hatten wir Bammel, ob alle Unternehmen pünktlich die vereinbarte Stückzahl liefern. Wir mussten ein hohes Vertrauen in die Unternehmen aufbringen. An dieser Stelle muss gesagt werden, dass das Projekt an nur einem Unternehmen hätte scheitern können. Hierbei versuchten wir positiv zu bleiben und nicht an den Worst-Case zu denken. Er trat zum Glück auch nicht ein und wir erhielten alle Produkte pünktlich!

In der zweiten Novemberwoche begannen wir anschliessend mit dem Einpacken. Die Organisation und Lieferung der Produkte beanspruchte ebenfalls eine ordentliche Portion Koordination. Einige Produkte waren nur wenige Wochen haltbar und wurden entsprechend später geliefert. Diese mussten an einem früheren Datum eingeplant werden als andere Produkte. Obwohl wir eine simple Verpackung wählten, dauerte es trotzdem im Eiltempo mindestens 3 Stunden, um ein Türchen einzupacken. Zu zweit sassen wir somit also über 40 Stunden am Tisch um die einzelnen Produkte in die Säckchen abzufüllen. Die Tüten stapelten sich im Keller und Ende November veranstalteten wir ein Verpackungsweekend wobei wir drei Tage am Stück die Kalender in die Kartonschachteln verpackten und versandbereit machten. Am Freitag und Samstag musste eine Nachtschicht her. Zu später Uhrzeit wurde es zunehmend schwierig sich zu konzentrieren und keine Fehler zu machen. Das Verpacken unterlief einer strengen Qualitätskontrolle von uns! Wir wollten vermeiden, dass in einem Paket ein Türchen fehlte. Im Kurzvideo erhaltet ihr einen Einblick hinter die Kulissen.

Bei der Bestellung konnten die Kund:innen entscheiden, ob sie den Kalender per Post nach Hause geliefert erhalten oder kostenlos an einer der vier Abholstationen entgegen nehmen möchten. Da der Postversand von den Käufer:innen selbst übernommen werden musste, entschied sich rund die Hälfte für eine Abholung. So mussten wir schliesslich diese Kalender noch zu den jeweiligen Abholstationen fahren. Es forderte viel Koordination, damit nebst dem Zibelemärit, der ebenfalls gerade stattgefunden hat, die Kalender rechtzeitig im Geschäft bereit liegen – besonders wenn im Auto nur 22 Schachteln Platz fanden. Zudem mussten wir 60 Pakete auf die Post bringen. (Stell dir vor jemand bringt einfach mal 60 Kartons auf die Post). Natürlich haben wir uns im Voraus angekündigt, um die Poststelle nicht zu überlasten. Diese Nachricht kam jedoch leider nicht bis in die Filiale – upps…

Zum Abschluss statteten wir jedem der 24 Unternehmen ebenfalls noch einen Besuch ab, um ihnen als Dankeschön für die Zusammenarbeit selbst einen Kalender zu überreichen. Uns war es wichtig, dass die Unternehmen selbst einen Kalender erhielten, damit sie sehen konnten, dass wir ihre Produkte mit viel Herzblut und Sorgfalt inszenierten.

Die intensiven Tage zerrten an uns und wir fühlten uns körperlich einige Jahre älter.
Mit Rückenschmerzen und Muskelkater waren wir fix und fertig aber dafür Mental überglücklich und stolz. Es war toll zurückzuschauen, was wir alles geleistet haben. Umso schöner war es das ganze Feedback zu der gelungenen Verpackung zu hören und Bilder zugesendet zu bekommen, wie die Kalender in ihrem neuen Zuhause ausgestellt werden.

Werbung & Social Media
Werbung spielte in unserem Projekt eine zentrale Rolle, denn ohne Werbung = kein Verkauf. Kurz und knapp gesagt, mussten wir unsere Follower und fremde Menschen davon überzeugen, ein noch nicht existierendes Produkt zu kaufen. Wir mussten sie dazu bringen, ein Produkt zu kaufen, zu welchem es keine Erfahrungswerte gab oder Personen, die darüber berichteten. Gar nicht einmal so einfach… Doch dieser Herausforderung stellten wir uns.

Uns war es wichtig, dass wir den regionalen Aspekt ins Zentrum der Kommunikation stellten. Früh erstellten wir ein Kommunikationsplan und entschieden, wann wir mit dem Vorverkauf starteten. Zu diesem Zeitpunkt wussten wir nicht, dass wir innerhalb von wenigen Stunden ausverkauft sein werden.
Um unsere Zielgruppe zu erreichen, konzipierten wir Online- sowie Offlinemassnahmen. Hierbei war, wie wir im Studium gelernt hatten, das Texten sowie eine ansprechende Bildsprache sehr wichtig. Unsere Webseite war ein wichtiger Bestandteil im Verkaufsprozess. Über die Webseite soll der ganze Verkauf ablaufen. Die Kalender sollen unkompliziert und einfach über einen Webshop bestellt werden. Hierfür überarbeiten wir unsere bestehende Webseite und setzten mit viel Mühe einen funktionellen und professionellen Webshop um. Wir überlegten uns einen sinnvollen Aufbau. Die Seite soll einen kurzen und knappen Überblick über den Kalender geben und alle Fragen bezüglich den Unternehmen, Versand- und Abholmöglichkeiten klären. So erstellten wir nebst einer Auflistung der Partner auch ein FAQ. Wir achteten penibel genau, dass alle Details stimmten, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Die Webseite war sozusagen unsere Visitenkarte für das Projekt.

Um die Werbemittel zu gestalten, führten wir ein Fotoshooting im Studio durch. Mehrere Stunden inszenierten wir fleissig und knippsten den Kalender dutzende male ab. Beim Shooting machten wir auch gleich erste Videoaufnahmen für unser Reel, welches den Startschuss für unser Vorverkauf war. Wir gewährten unseren knapp 1000 Followern auf Instagram regelmässig Einblicke hinter die Kulissen und liessen sie bei unserem Projekt teilhaben. Nun folgte der Videoschnitt, die Bearbeitung der Fotos sowie die Gestaltung unseres Flyers, welchen wir in 500-facher Auflage drucken liessen. Für die Webseite, Sticker, Flyer sowie Social Media mussten nun auch kreative Texte her, welche unsere Kund:innen überzeugen sollten.

Knapp einen Monat nach unserer Idee, am, 10.10 um 12.00 Uhr, gingen wir live. Hierfür posteten wir unser Reel sowie einen vorgefertigten Beitrag auf unseren sozialen Medien. Zudem sendeten wir unseren Partnern im Voraus ein Mediakit zu, damit sie uns auf ihren Kanälen erwähnen konnten – dies lohnte sich Rückblickend enorm! Beim Release waren wir beide sehr nervös und gefüllt mit Adrenalin. Nach 30 Minuten poppte die erste Bestellung auf unserem Handy auf (von einer uns unbekannten Person). Danach wurden wir regelrecht überrannt: Der Kalender war in weniger als 24 Stunden ausverkauft. Und das nur durch organische Reichweite. Der Fakt, dass uns unsere Partner auf den sozialen Medien teilten und erwähnten, brachte uns eine hohe Reichweite ein. Ein wichtiges Learning. Die 500 Flyer trafen leider erst am 13.10 ein, nachdem wir bereits ausverkauft waren. Da die Nachfrage nach den Kalendern so riesig war, mussten wir eine Warteliste führen. Nach Absprache mit allen 24 Unternehmen, war eine Nachproduktion von 20 Kalendern möglich – doch auch danach erhielten wir noch etliche Anfragen über einen Kalender.

Nebst der Eigenwerbung erstellten wir für jedes der 24 Unternehmen einen Beitrag auf Social Media inklusive Story. Jeden Tag vom 1. bis 24. Dezember veröffentlichten wir die Posts. Was sich simpel anhört war aber ebenfalls erneut mit viel Aufwand verbunden. Für jeden Post erstellten wir einen passenden Text mit den wichtigsten Informationen zu den Unternehmen und bereiteten ihn für Instagram und Facebook als Vertriebskanal auf. Für jedes Unternehmen suchten wir passende Bilder aus. Nebst den 24 Beiträgen erstellten wir die dazugehörigen Storys. Hier gelangst du zu den Beiträgen.

Evaluation
Im Hinblick auf unsere bevorstehende Bachelorarbeit, in welcher wir unser Herzensprojekt naa. ebenfalls weiterentwickeln werden, ist konstruktives Feedback extrem wertvoll für uns. Deshalb haben wir eine zusätzliche Karte mit einem QR-Code zu einer Online-Umfrage drucken lassen und mit den Kalendern versendet. In der Umfrage holten wir Feedback zu dem Adventskalender, den Produkten, der Verpackung aber auch zu naa. im Allgemeinen als Marke und zukünftigen Produktwünschen ein. Das Feedback fiel überaus positiv aus und auch aus unserem näheren Umfeld erhielten wir tolle Rückmeldungen. Besonders, wenn uns unbekannte Personen auf Instagram eine Nachricht geschrieben haben, dass sie Freude am Kalender haben, machte uns das umso glücklicher.

Wir werden uns alle Rückmeldungen sehr zu Herzen nehmen und diese bei der Weiterentwicklung von naa. berücksichtigen.

Fazit

So eine lange Reflexion haben wir wohl wahrscheinlich noch nie geschrieben (Entschuldige, Thomas!). Auch wenn man es nicht glaubt mussten wir uns kurz fassen, denn das Projekt nahm umfassende Dimensionen an und wir könnten noch etliche Zeilen mehr schreiben. Zum Ende schliessen wir unsere Reflexion mit einem kurzen und knappen Fazit ab:

Wir blicken mit einem Lächeln auf intensive und nervenaufreibende Wochen zurück. Aus dem Projekt resultierten nebst vielen Erfolgsmomenten und Learnings auch tolle, wertvolle Kontakte zu den regionalen Unternehmen, welche wir gerne weiterhin pflegen. Wir sind stolz darauf, was wir alles in so kurzer Zeit geleistet haben. Rückblickend wurde uns bewusst, dass wir im Projekt sehr viel Verantwortung übernehmen konnten und dies gut gemeistert haben. Unser positives Mindset half uns dabei grössere Herausforderungen mit einer inneren Ruhe anzugehen und gemeinsam Lösungen zu suchen. Wir nehmen mit, dass ein durchdachtes Projektmanagement sowie ein professioneller, einheitlicher Auftritt das A und O ist. Das Projekt zeigte uns, dass wir fähig sind Verantwortung zu übernehmen und bereit für den Berufseinstieg sind.

Es war toll!

naa, ready für mehr?
Wir sind es! Die Ideen gehen uns nicht so schnell aus. Wir freuen uns naa. im Rahmen des Lehrprojekts weiterzuentwickeln.