Blok Creators – Launch-Event

Ausgangslage
Das Projekt Blok Creators wurde in Zusammenhang mit unserem Major „Live Communication“ gestartet. Es ist nicht relevant für die Notengebung des genannten Majors. Konzeptionierung, Planung und Umsetzung dieses Events fanden bei uns statt. Bei diesem Digezz Beitrag handelt es sich nur um den Launch Event von „Blok Creators“. Jim&jim hat mit der FHGR die eigentliche Plattform entwickelt. Des Weiteren haben sie uns bei der nötigen Umsetzung und Finanzierung unterstützt.

Idee
Innerhalb des ersten Semesters im Modul „Live Communication“ hat unsere Gruppe mit jim&jim zusammenarbeiten dürfen. Semesteraufgabe war dazumal die Entwicklung eines Event Konzepts zum Thema „unfiltered“. Die Idee war es, eine Tutorial-Plattform zu bauen, auf der erfolgreiche Selbständige «ungefiltert» von ihren Erlebnissen, Fails und Learnings erzählen. Das fertige Konzept der „Machbar“ kam gut an, wurde aber wegen Zweifel an der Umsetzbarkeit und mangelndem Budget verworfen.

Trotzdem wollte jim&jim im Zusammenhang mit „Live Communication“ uns die Möglichkeit geben, einen Event auf die Beine zu stellen. Blok Creators soll eine Plattform für freie Kreativschaffende bieten, auf welcher diese ihr “Know-How” und Können anbieten, damit Unternehmen sie finden und dann Aufträge an sie vergeben können. Kurz um: Eine Job-Börse für multimediale Freelancer. Da die Plattform „Blok Creators“ und dessen Idee bei jim&jim schon vorhanden war und die Neu-Umsetzung der Website durch Mitstudenten von uns aus dem Fach „Interaktive Medien“ in Planung war, entstand die Idee, uns mit einem Launch Event zu beauftragen.

Konzept
First things first; Zielgruppe definieren. Da wir selber ein Studium absolvieren welches «kreativ Schaffende» ausbildet, war die Zielgruppe für uns offensichtlich: Multimedia Production Studenten. Nicht nur, dass das Interesse von zukünftigen «MMP-Abgänger*innen» einer potentiellen Arbeitsquelle gross genug sein sollte, es machte für uns auch die Liste der “Anzuschreibenden” einfacher. Ein Event von «MPP» für «MMP».

Nach einem ernüchternden ersten Semester in „Live Communication“, welches ohne Exkursionen, dafür mit umso mehr Zoom Calls gefüllt war (Corona sei Dank…), war die Hoffnung gross, dass alle weiteren Events in einem geregelten Rahmen durchgeführt werden konnten (wie naiv wir doch alle waren…). Folglich haben wir guten Mutes einen Offline-Event geplant, dessen “Customer Journey” ungefähr so ausgesehen hätte:

Vor dem Event:

1. Einladung (Aufmerksamkeit erzeugen)
2. Social Media (Interesse wecken)
3. Teilnahme Absicht (Reminder)

Während dem Event:

1. Tracing (Schutzkonzept!) + Opening 
2. Sticker „Mein Talent ist… (Auflockerung) 
3. Welcome Drink + Präsentation (Keynote + Launch)
4. Explore („MachBar“, Photobooth, iPads, Networking)
5. Ende

Nach dem Event

1. Mail an Besucher (Hätten wir durch Tracing die passende Liste)
2. Social Media 
3. After Movie
4. (Earned Media)

Natürlich war auch eine grobe Online Lösung festgehalten worden. Stolz waren wir auch, dass wir einen Teil unseres letzten Semester Projekts in Form der «MachBar» in den jetzigen Event einbinden konnten. Dies wäre eine Bar gewesen, wo sich die Leute selbst ihre Drinks mixen hätten können.

Leider war auch dieses Konzept zum Scheitern verurteilt, als Ende Oktober mit den neuen Massnahmen keine Events mehr möglich waren. Viele der Ideen konnten wir dann auch ins Konzept des Online-Event übernehmen. Wichtig war uns aber, dass es nicht einfach ein trockenes Online-Event wird, in dem Leute per Videokonferenz eine Plattform vorstellen. Die Suche nach den passenden “WOW-Effekten” und der geeigneten Plattform war uns wichtig.

Der “WOW-Effekt” ist wichtig, um den Gast bei Laune zu halten und in den Event zu integrieren. Ein Goodie-Bag mit Giveaways, Snacks und Alkohol ist dabei eine gute Wahl. Den Gast richtig integrieren wollten wir durch Interaktion und “Socializing”-Möglichkeiten. Lange fiel uns dafür aber keine Lösung ein, da dies beim Online-Event eine der grössten Challenges darstellt. Schliesslich entschieden wir uns für das Einbauen eines “Meeting-Tools”, durch das wir verschiedene Virtuelle Räume gestalten können. In diesen werden die Teilnehmer*innen sich dann frei Bewegen und aufeinander treffen können, in Gruppen sowie zu zweit. Um ihnen etwas unter die Arme zu greifen beim Starten von Unterhaltungen, erhalten die Teilnehmer*innen mit ihrem Goodie-Bag einen Flyer mit lustigen “Ice-Breaker” Fragen. Dadurch soll eine Art «Event-Speeddating» entstehen. Dies findet nach dem Launch und dem Keynote Speaker statt.

Beim Keynote Speaker war es uns wichtig, dass es jemand ist, der selbstständig und erfolgreich damit ist. Dies muss aber kein Freelancer im kreativen Bereich sein.

Das vollständige Konzept findet ihr im obigen Beitrag.

Learning hier:
Konzeptionierung ist immer ein Zeitfresser. Wenn dann noch Corona dazwischen kommt, erst recht. Aber auch wenn etwas dazwischen kommt und die Zeit knapp wird: es lohnt sich immer das Konzept ausführlich und bedacht zu gestalten. Ansonsten wiederholt man bestimmte Aufgaben und führt gewisse Diskussionen immer wieder.

Planung & Umsetzung
Da das Goodie-Bag essentiell für unsere Einladung ist, wir aber nicht genug Budget hatten, um den Inhalt zu kaufen, machten wir uns auf die Suche nach Sponsoren. Das Goodie-Bag sollte folgendes enthalten: Notitz-Block mit Aufschrift „Blok Creators“, Sticker, Alkohol-Sample (Gin oder Vodka), Mischgetränk(e) und einen Snack. Zusätzlich wollen wir einen Wettbewerb in den Event integrieren, bei dem es einen attraktiven Preis zu gewinnen gibt.

Bis zum Zeitpunkt der Digezz-Veröffentlichung sind immer noch viele der möglichen Sponsoren offen und noch nicht ganz geklärt. Dies geht auf fehlerhafte Kommunikation des Auftraggebers jim&jim zurück. Dieser wollte den Kontakt zu gewissen Sponsoren selbst suchen, da er mit diesen bereits zusammenarbeitet und wir wurden dabei nicht im “Loop” gehalten. Trotzdem sind wir guter Dinge, dass dies noch hinhaut. Um Mischgetränke von Gents, wie auch einen tollen Preis (Kamera) von Canon konnten wir uns kümmern und diese sind schon sicher. Die Stickers, wie auch der Block im „Blok Creators“-Design waren schwer über Sponsoren zu bekommen, deswegen bestellten wir diese selbst.

Als Keynote Speaker*in kamen verschiedene Leute in Frage. Jim&jim haben den Snowboarder/Musiker Pat Burgener und Eric Blum vorgeschlagen, da sie diese persönlich kennen. Leider kam es auch hier wieder zu langen Wartezeiten und Unklarheiten seitens jim&jim und wir machten uns auf die Suche nach weiteren Keynote Speaker*innen. Dazu führten wir unter anderem Zoom-Gespräche mit potentiellen Kandidat*innen. Leider waren diese aber alle über unserem Budget. Schlussendlich sagte uns dann aber doch Pat Burgener zu (lieber spät als nie…).

Zoom, Webex, Microsoft Team, Wonder und noch mehr standen zur Wahl als für unseren Event. Keine von ihnen hat unsere eigentlichen Vorstellungen wirklich erfüllt. Wir wollen das Ambiente eines richtigen Events in einer Event-Halle auf die Bildschirme der Teilnehmer*innen bringen. Mit Veertly glauben wir dies erreichen zu können. Es bietet nicht nur einen nahtlosen Übergang zwischen einer «Main Stage» und einzelnen «Räumen», derGast hat auch die Möglichkeit sich zwischen den «Räumen» frei zu bewegen. Zudem kann der Gast selbst wählen, ob er lieber am Workshop oder bei einer netten Plauderrunde dabei sein möchte, sobald die die Vorträge fertig sind.

Fürs «Speeddating>» in der «Lounge» können die Frage-Flyer aus dem Goodie-Bags verwendet werden. Diese sind auf drei Frage Sets aufgeteilt, so dass nicht jeder die gleichen Fragen hat. Hier Beispiele:

• Wie hiess dein erstes Haustieres?

• Was ist der letzte Song, den du dir angehört hast? (Du darfst natürlich auch auf Spotify/Apple Music etc. nachsehen)

• Welchen eigenartige Angewohnheit hast du?

• Angenommen du könntest dich irgendwo hin beamen, wohin würde die Reise gehen?

• Von welcher Marke sind deine Lieblingsschuhe?

• Kann man Brot einfrieren?

 

Weitere Räume, die während dem Event zur Verfügung stehen sind die «Bar» (ein Workshop zum sich den Drink mixen) und der «Blok Creators» – Raum, in welchem sich die Gäste mit den Mitarbeitern von jim&jim über die lancierte Plattform unterhalten und Fragen stellen können. Ein weiterer Raum von Canon für den Wettbewerb ist noch in Absprache mit jim&jim.

Learning hier:
Es ist immer wichtig sich zuerst klar zu machen, von wem man bei gewissen Aufgaben abhängig ist und was man selbst bewältigen kann. Noch relevanter ist es, diese Abhängigkeiten nicht aus den Augen zu verlieren. Abhängige Tasks sollten immer am Anfang der Umsetzung stattfinden, denn nichts ist stressiger, als zwei Woche vor dem Event noch nicht alle nötigen Infos und Utensilien zusammen zu haben und man nichts anderes machen kann, als warten und hoffen.

Ebenfalls wichtig: Die Kommunikation mit den Auftraggebern. Es ist anstrengend, wenn zuständige Personen beim Auftraggeber einen warten lassen und gewisse Anfragen mehrere Wochen nicht beantwortet werden. Fragen an den Auftraggeber sollte man also immer möglichst schnell und am besten direkt stellen, so muss man sich selber wenigsten später keinen Vorwurf machen, wenn etwas nicht funktioniert.

Event umsetzen
Für während dem Event haben wir unsere Funktionen auf das Team aufgeteilt:

Amber = Moderation

Gina = Social Media & Content

Konsti = Stream Mainstage & Regie

Leonie = Stream Räume & Betreuung Gäste

Lewis = Kamera & Ton

Zur Veröffentlichung dieses Beitrags auf Digezz, sollte die Übertragung des Events von den Räumlichkeiten des jim&jim-Büro’s aus noch möglich sein. Dies ist aber stets ungewiss und kann sich jederzeit ändern. Eine Anpassung der Event-Übertragung über die Webcam von zu Hause aus, ist jedoch gut machbar.

jim&jim im Büro aufzubauen und die Moderation, sowie die Vorstellung der Plattform durch Fabio (Chef von jim&jim) per Videokamera Live Schaltung zu ermöglichen, anstatt den trockenen Webcam Bildern. Dies kann mit einem Inogeni Share bewältigt werden, beherbergt aber auch ein technisches Risiko.

Klar ist aber schon jetzt, dass unser Keynote Speaker nicht vor Ort sein wird und wir ihn für seinen Speech zuschalten werden.

Learnings: expect the unexpected and be ready for every possible restricton

Fazit
Dieses Projekt war und ist immer noch eines der lehrreichsten Projekte unseres Studiums. Es fühlt sich nicht nur praxisnah an, sondern ist es auch. Da es sich um ein reales Event handelt und wir mit grossen Partnern zusammenarbeiten, ist unser Ansporn und Druck einen möglichst gelungenen Output zu erreichen automatisch höher. Die Herausforderungen sind nicht zu unterschätzen und je besser die Vorbereitung in Form von Konzeption und Planung, desto einfacher fällt einem die Umsetzung. Die Learnings sind enorm und es liegt uns am Herzen, dass dieses Event erfolgreich wird.

Aber vor allem in Zeiten von Corona ist klar, dass der Erfolg eines Events auch in letzter Sekunde noch in Gefahr schwebt und jegliche Vorbereitung über den Haufen geworfen werden können. Das grösste Learning ist dementsprechend also ganz bestimmt: Bleibe stets flexibel und geduldig.

Wir sind gespannt auf den 22. Januar 2021.