Event im Fokus

Eine Firma kommt auf dich zu und möchte Fotos und Videos von seinem geplanten Firmenevent. Hört sich simpel an. Doch um am Drehtag nicht völlig verloren hinter der Kamera zu stehen, gibt es ein paar Punkte, die dringend beachtet werden sollten. Wir möchten unsere Erfahrung teilen und haben deshalb einen kleinen Guide für dich zusammengestellt:

1. Briefing mit dem Kunden:
   • Ziele und Erwartungen: Besprechen Sie die Ziele des Events und die Erwartungen des Kunden. Was ist das Ziel des Events? Was sollen Videos oder Fotos aussagen? Wen sollen sie ansprechen? Wie ist der zeitliche Ablauf des Events? Ab wann ist die Location verfügbar und kann man sie eventuell schon vorher besichtigen?
   • Kleidung: Erkunde dich ebenfalls darüber, ob du spezielle Kleidervorschriften beachten  solltest? Gibt es einen Dresscode? Sollst du ein T-Shirt der Firma tragen oder in all-black erscheinen? 

• Schlüsselmomente: Das wichtigste darf man auf keinen Fall verpassen. Erstelle mit dem Kunden zusammen eine  Liste der wichtigen Momente, die unbedingt festgehalten werden müssen (z.B. Reden, Preisverleihungen, besondere Aktionen).

1. Technische Anforderungen:
   • Ausrüstungsliste: Kameras, Objektive, Stative, Mikrofone, Lichtquellen und Ersatzakkus. Das muss offensichtlich mit. Oft sind es die kleinen, nebensächlichen Dinge, die schnell vergessen gehen. Hast du passende Speicherkarten dabei? Mit Speicherplatz? Brauchst du Kopfhörer für die Videokamera oder einen Schraubendreher, um eine Schnellwechselplatte von der Kamera zu lösen?
     
     Am besten erstellst du dir eine Liste für dein Grundequipment, die du vor jedem Dreh durchgehen kannst. Und vergiss nicht, alles nochmals zu kontrollieren, bevor du losgehst.
     
     Falls du etwas ausleihen musst, mache dies so früh wie möglich. Nicht selten sind beliebte Kameras und Standard-Equipment schon einige Zeit im Voraus vergriffen. Falls du doch zu langsam bist, haben auch viele Fotofachgeschäfte eine Ausleihe. Gegen Bezahlung natürlich.
     
   • Testläufe: Führe vor dem Event einen Testlauf mit der Ausrüstung durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert und du dich mit der Technik vertraut machst. Am besten machst du das bereits einige Tage vor dem Stichtag, um auf Probleme reagieren zu können. Es passiert schnell, dass einzelne Zubehörteile während oder nach dem Gebrauch verloren gehen. Kontrolliere deshalb sorgfältig durch und stell sicher, dass dein Set komplett ist.
     
2. Zeitplanung:
   • Anreise und Aufbau: Plane ausreichend Zeit für die Anreise und den Aufbau Ihrer Ausrüstung ein. Sei mindestens eine Stunde vor Beginn des Events vor Ort.
     
     Dass du genug Zeit für die Anreise einplanen solltest, ist dir bestimmt nicht neu. Je nach Produktion und Aufwand für den Aufbau solltest du jedoch eine bis 3 Stunden früher vor Ort sein. So hast du genug Zeit und gerätst nicht in Zeitnot, falls etwas nicht wie geplant läuft.
     
   • Zeitplan des Events: Erstelle einen detaillierten Zeitplan des Events und markiere die Schlüsselmomente.

Vor dem Event

• Ansprechperson während des Events: Auf kleine oder grosse Fragen und Probleme muss während eines Events schnell reagiert werden können. Stelle sicher, dass du eine Person hast, an die du dich wenden kannst.
  
• Rückzugsort: Gibt es einen Ort, an dem du deine Taschen und Ausrüstungsgegenstände sicher lagern kannst? Verfügt dieser Ort über Strom? Falls du mit dem Auto anreist, frage nach wo du parken kannst und kontrolliere, wie weit der Parkplatz vom Eventlokal entfernt ist.

Während des Events

1. Ausrüstung dabei haben:
   • Kameras: Mindestens zwei Kameras – eine für Fotos und eine für Videoaufnahmen
   • Objektive: Eine Auswahl an Objektiven (Weitwinkel, Teleobjektiv, Standard)
   • Stative: Für stabile Videoaufnahmen und Langzeitbelichtungen bei Fotos
   • Audio: Externe Mikrofone für klare Tonaufnahmen
   • Lichtquellen: Portables Licht für schlecht beleuchtete Bereiche
   • Speicherkarten: Mehrere Speicherkarten, um genügend Speicherplatz zu gewährleisten
   • Akkus: Ersatzakkus und Ladegeräte
   • Alles, was du sonst noch brauchst
     
2. Aufnahme der Schlüsselmomente:
   • Bewegung und Perspektiven: Wechsel regelmässig deine Position, um verschiedene Blickwinkel und Perspektiven einzufangen.
     
   • Emotionen einfangen: Achte auf emotionale Momente und Reaktionen des Publikums.
     
   • Diskretion: Sei so unauffällig wie möglich, um die Veranstaltung nicht zu stören.
     
3. Kontinuierliche Überprüfung:
   • Aufnahmen überprüfen: Überprüfe regelmässig deine Aufnahmen, um sicherzustellen, dass alles im Fokus und gut belichtet ist.
     
   • Backup: Mach, wenn möglich, zwischendurch Backups der Aufnahmen auf einem Laptop oder einer externen Festplatte.

Nach dem Event

1. Datensicherung:
   • Speicherung: Warte nicht, sondern speichere sofort alle deine Aufnahmen auf mehreren Geräten (externe Festplatten, Cloud). 
   • Sortierung: Sortiere und benenne deine Dateien, um den Bearbeitungsprozess zu erleichtern.
     
2. Postproduction:
   • Bildbearbeitung: Wie auch immer du es machst. Wir nutzen Adobe Lightroom und Photoshop.
   • Videobearbeitung: Auch hier gibt es eine Vielzahl an Programmen. Wir haben mit Davinci gearbeitet. Final Cut oder Premiere etc. gehen aber auch.
     
3. Rücksprache mit dem Kunden:
   • Rohschnitt zeigen: Präsentiere dem Kunden einen Rohschnitt des Videos und eine Auswahl der bearbeiteten Fotos, um Feedback einzuholen. Dieses Produkt muss noch nicht makellos sein. Es geht nur um den groben Aufbau des Films oder den Charakter der Fotos. 
   • Anpassungen: Hat der Kunde Änderungswünsche, sei nicht beleidigt. Es ist selten so, dass man sich ein Endprodukt genau gleich vorstellt. Je nach Kundenbeziehung kann man auch seine eigene Meinung erklären und einfliessen lassen.

Zeitlicher Aufwand

• Vorbereitung: Ein bis zwei Tage für Planung und Technik-Checks.
• Event-Termin: Abhängig von der Dauer des Events, plus zusätzliche Zeit für Auf- und Abbau (etwa zwei Stunden zusätzlich).
• Nachbearbeitung: Drei bis fünf Tage für die Bearbeitung von Fotos und Videos, abhängig von der Menge des Materials und den Anforderungen des Kunden.

Und that’s it! Mit diesem Einsteiger-Guide brauchst du dich nicht mehr vor deinem ersten Event zu fürchten. Und nun präsentieren wir euch unser Ergebnis:

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