Einblicke hinter die Kulissen des Musikcontests bandXost
Jedes Jahr erneut sucht bandXost die neuen Musikperlen der Ostschweiz und des Fürstentum Liechtensteins. Im Jahr 2024 fand dieser Contest bereits zum 19. Mal statt, wobei knapp 50 Acts und Bands um den Einzug ins grosse Finale in der Grabenhalle in St. Gallen sowie grosse Preise kämpften. Dabei durfte ich als Social Media Betreuerin und bei der Pressearbeit mitwirken und somit die letztjährigen Gewinner:innen sowie diesjährigen Newcomer:innen ein Stück weit begleiten.
Als Person, die gefühlt ihr halbes Leben in Konzertstätten verbringt und bereits sehr viele nationale wie auch internationale Künstler:innen live sehen durfte, war es mir eine riesengrosse Freude, als mir die Zusammenarbeit mit bandXost vermittelt wurde. Zwar kannte ich den Ostschweizer Verein vorhin noch nicht, aber ich war sofort vom Konzept begeistert: Junge Talente erhalten die Möglichkeit, ihre Musik auf der Bühne zu zeigen, von namhaften Menschen der Schweizer Musikszene gecoached zu werden und dazu noch grossartige Preise und Fördergelder zu gewinnen. Durch die Mitarbeit im Kommunikations- und Social-Media-Team hat sich ein Weg geöffnet, meine Leidenschaften für Musik, Events sowie digitale Medien zu vereinen.
Drei Phasen, ein Ziel
Die Organisation des Contests ist grob aufgeteilt in drei Phasen. Dabei verfolgten wir bei Social Media letztendlich immer dasselbe Ziel: Möglichst viel Aufmerksamkeit auf unseren Kanal und somit den bandXost-Contest lenken.
- Die Anmeldephase: Sie ging von Anmeldestart bis Anmeldeschluss bzw. Bekanntgabe der teilnehmenden Acts, ca. Mitte Mai bis Anfang September. Bereits vor Anmeldestart und vor allem auch während der Anmeldephase ging es darum, möglichst viel Newcomer:innen zur Anmeldung zu ermutigen.
- Die Qualiphase: Sie ging von Mitte September bis Ende Oktober. Es fanden neun Vorausscheidungen in verschiedenen Städten der Ostschweiz sowie Vaduz statt. An diesen Qualitagen galt unsere gesamte Aufmerksamkeit den teilnehmenden Acts. Dabei haben wir sie während der Ankunft, dem Soundcheck, dem Abendessen, im Backstagebereich und natürlich während ihren Auftritten begleitet und für unsere Insta-Story mitgefilmt.
- Die Finalphase: Sie startete mit der Bekanntgabe der Finalist:innen und ging bis zum Finale am 23. November 2024 sowie inkl. Nachbearbeitung sogar darüber hinaus bis Ende Dezember. Bis zum Finale fokussierten wir uns aufs Abfeiern und Pushen der Finalist:innen. Ausserdem wollten wir am Finalabend full House erzielen, daher wollten wir wiederum so viel Aufmerksamkeit wie möglich auf den Konzertabend in der Grabenhalle lenken. Während dem Finale haben wir unsere Follower:innen ähnlich wie bei den Qualifikationen in unserer Insta-Story mitgenommen sowie bereits wiederum Anmeldecontent fürs darauffolgende Jahr gesammelt, in dem wir Interviews mit den Finalist:innen, den Jurymitglieder:innen sowie Zuschauer:innen führten. Nach dem Finale wurden natürlich die Gewinner:innen bekanntgegeben, die Erstplatzierten hatten in den darauffolgenden zwei Wochen eine Medientour – wobei ebenfalls mitgefilmt wurde – und als Abschluss folgte an Weihnachten ein Recap-Video zum Finale.
Natürlich war ich nicht allein im Social-Media-Team! Wir haben das Ding zu viert gerockt und uns mit den Aufgaben aufgeteilt.
Des Weiteren war ich in Sachen Kommunikation für die Pressearbeit zuständig. Während der gesamten Zeit habe ich rund 15 Pressemitteilungen verfasst und an die Medien verschickt sowie eigehende Presseanfragen koordiniert. Dies stets in enger Zusammenarbeit mit der bandXost-Präsidentin Céline Fuchs.
Ein paar Eindrücke
In diesem Digezz-Beitrag jeden einzelnen Beitrag zu zeigen, den ich während der Zeit erstellt und veröffentlicht habe, würde klar den Rahmen sprengen. Stattdessen habe ich pro Contest-Phase ein exemplarisches Beispiel sowie ebenfalls eine der Pressemitteilungen ausgesucht.
Und für alle, die nun schon ganz neugierig geworden sind und nächstes Mal ebenfalls teilnehmen möchten: Anmeldestart ist am 8. Juni 2025! Und um nichts zu verpassen, folgt @bandxost doch schon mal auf Instagram.
(eli)
Die Mitarbeit im Social Media Team von bandXost sowie dabei ebenfalls für die Pressearbeit zuständig zu sein, hat mir viel Spass bereitet. Aus meiner bisherigen Berufserfahrung in einer Kommunikationsabteilung habe ich schon viele Pressemitteilungen geschrieben und verschickt. Deshalb war dieser Teil nicht neu für mich – auch wenn ich es immer noch sehr gerne mache. Im Produzieren von Instagram-Content speziell in diesem Musik-/Konzertrahmen, hatte ich bisher jedoch weniger Erfahrung.
Zu Beginn der Anmeldephase wurde von der bandXost Präsidentin Céline Fuchs ein Redaktionsplan übers ganze Jahr aufgestellt, wann welcher Beitrag geplant ist und wann welche Pressemitteilung verschickt werden soll. Die einzelnen Tasks wurden dann aufs Team aufgeteilt, wobei mir dann über den Zeitraum von 8 Monaten ca. 120 Stunden Arbeitsaufwand zugeteilt wurden. Dabei ging es nur um eine ungefähre Schätzung, effektiv waren es dann doch einige mehr.
Social Media
Meine Aufgaben im Bereich Social Media waren ganz unterschiedlich. Von Storyposts, Kurzvideos, Bildcollagen, Textbeiträgen und Grafiken, über Communitymanagement bis zu Gewinnspielen. Oftmals war es für die Content-Erstellung so, dass mir das Bild-/Fotomaterial zugespielt wurde und ich es nicht selbst aufgenommen habe, weil ich letztes Jahr ja noch nicht Teil des Teams war. Daraus habe ich dann jeweils den Content weiterverarbeitet und veröffentlicht. Bei einem kleineren Verein wie bandXost ist es auch so, im Gegensatz beispielsweise zu einem grossen Festival, dass es gestalterisch viel mehr Freiheiten gibt. Somit fand ich es schön, dass man auch oftmals seine persönliche Note einbringen konnte und auf die eigene Meinung Wert gelegt wurde. Dies sicherlich auch nicht zuletzt, weil dieses Jahr einiges neu war, was man in den letzten Jahren noch nicht so oder anders gehandhabt hatte.
Zu meinen liebsten Tasks zählten jedoch das Begleiten der Qualifikationen, wobei ich von neun Qualifikationen bei dreien dabei war. Dabei bestand die Aufgabe, den ganzen Qualitag und -abend auf der Instastory zu begleiten und am darauffolgenden Tag ein Recap-Video von den Auftritten zu schneiden (wie z. B. oben das Recap-Video zur Quali im Eisenwerk Frauenfeld). Hierfür haben wir das Videomaterial natürlich selbst gefilmt, daher konnte man sich schon während dem Filmen überlegen, wie man das Material später einsetzen möchte und welche Ausschnitte dafür noch schön wären. Auch wenn ich mit den Endergebnissen ziemlich zufrieden bin, finde ich, dass die Videos für Social Media immer noch zu lange geraten sind. Jedoch war ich da einfach immer etwas im Clinch: Zum einen will man ja allen teilnehmenden Acts den Platz bieten und einen möglichst grossen Ausschnitt von ihren Auftritten und ihrer Musik zeigen, auf der anderen Seite kenne ich eher die Faustregel, dass ein Reel auf Instagram die Länge von max. 45 Sekunden eigentlich nicht überschreiten sollte.
Pressearbeit
Was mir dafür schon bekannt war, war die Mitarbeit in der Pressearbeit. Zu Beginn habe ich das bestehende Layout der Pressemitteilung überarbeitet, denn essenzielle Bestandteile wie ein Lead-Text hatten zuvor noch gefehlt. Also habe ich ein neues Standardlayout definiert und die Vorlage auch sonst etwas aufgehübscht und übersichtlicher formatiert. Diese habe ich über die nächsten Monate dann konsequent verwendet und dabei rund 15 Pressemitteilungen geschrieben und jeweils an unseren Medienverteiler mit rund 280 E-Mailadressen verschickt. Ein präzises Arbeiten ist dabei unabdingbar, denn bei so vielen Empfängern lassen sich Fehler nur schwer unbemerkt korrigieren. Der Ablauf war jeweils so, dass ich einen Pressemitteilungs-Entwurf inkl. Mailtext erstellt und an die bandXost-Präsidentin geschickt habe. Diesen hat sie dann gemäss 4-Augenprinzip gegengecheckt und ggf. ergänzt. Danach habe ich das Mail für den Versand vorbereitet. Von meiner letzten Arbeitsstelle kenne ich es so, dass der Pressemitteilungs-Text jeweils im Word und PDF verschickt wird, damit die Medienstellen es einfacher haben, Textstellen einfach herauszukopieren. Dies habe ich also auch weiterhin so gehandhabt. Die Pressemitteilung befand sich dann meistens schon 1-3 Tage vor Versand fertig in meinem Entwurf-Ordner. Das war auch gut so, denn somit war die Fehlerquote sehr tief, wenn eben die Pressemitteilungen jeweils nicht in der Hektik auf den letzten Drücker geschrieben werden mussten.
Bei eingehenden Medienanfragen brauchte es zu Beginn sicherlich noch mehr Absprachen, wie diese beantwortet werden sollten. Mit der Zeit hatte ich aber mehr Kenntnisse über den Aufbau und Ablauf des Contests und konnte diese selbständig beantworten. Bei Interview-Anfragen, welche nicht direkt die bandXost-Präsidentin erreicht haben, fungierte ich jeweils als Schnittstelle, um den Kontakt zu ihr herzustellen oder den Termin direkt zu vereinbaren.