Eventplanung – Hochzeit

Die Planung

Die Planung der Hochzeit begann, nachdem das Brautpaar das Datum für die standesamtliche Trauung gefixt hatte. Damit wurde gleichzeitig auch das Schloss Schadau in als Lokalität für die Feier ausgewählt. Eine Besichtigung des Schlosses war somit Voraussetzung für alle folgenden Planungsschritte. Um genau planen zu können besorgte ich mir deshalb sämtliche Raumpläne und sah mir alle Räumlichkeiten, sowie Zugänge und Einrichtungsmöglichkeiten genau an. Das Brautpaar wünschte sich einen Saal für das Apéro und einen für die Feier am Abend. Zusätzlich sollten 2 Suiten gemietet werden und später entschieden wir uns auch noch dazu noch 2 weitere Vorbereitungsräume für das Anziehen und den privat bestellten Friseur dazu zu buchen. Danach folgten Planungsschritte wie die Gästeliste zu erstellen und die Einladungen zu gestalten und zu versenden. Ausserdem musste eine Gärtnerei für Blumen und Sträusse, sowie einen Produzenten und Lieferanten der Hochzeitstorte und einen Dekorateur für Tische und Namenskärtchen ausgewählt werden. Auch das Geschäft zur Auswahl des Brautkleides, des Anzugs des Bräutigams und der Kleider für die Brautjungfern musste ausgewählt werden.

Die Wahl der Gärtnerei fiel auf die Gärtnerei Blütenglanz, welche sich in der Nähe des Schlosses befindet und womit bereits eine Zusammenarbeit besteht. Auch die Torte sollte direkt in der Nähe bei dem Privatunternehmen Süsses Glück bestellt werden. Beide konnten uns eine kompetente Beratung bieten und gestalteten Blumen, Dekoration und Torte perfekt nach den Vorlieben der Braut. Besonders vorteilhaft war die Möglichkeit der punktgenauen Lieferung in das Schloss am vorgesehenen Datum inklusive Aufbau und Servicepersonal. Für die Erstellung der Tischdekoration wurde eine private Dame aus dem Kanton Luzern gewählt, welche selbst Seifen produzierte, welche als Gästegeschenk und Tischkärtchen verwendet werden sollte.

Bei der Auswahl des Brautkleides konnte sich die Braut nicht entscheiden, so wurden zwei Termine an zwei aufeinanderfolgenden Tagen in zwei Brautmodegeschäften gebucht.

Zunächst erstelle ich also einen Plan mit allen Termin und organisierte diese in einem passenden Zeitrahmen im Vorfeld der Hochzeit. Die Kleider waren als erstes dran. (ca. 6 Monate vor der Hochzeit), danach die Torte (ca. 4 Monate vor der Hochzeit), die Tischdekoration (ca. 3 Monate vor der Hochzeit) und zum Schluss die Blumen. (ca. 2 Monate vor der Hochzeit) Vor jedem Termin erstellte ich mit dem Brautpaar eine genaue Aufzeichnung ihrer Vorstellungen und eine Liste dessen, was alles benötigt wurde.

Der Braut war stets die Gesamtheit aller Komponenten wichtig. Deshalb erstellte ich für Sie, anhand der von ihr gewählten Vorgaben, ebenfalls ein Farbkonzept, sowie ein Moodboard, welches wir dann zu allen Terminen mitnehmen konnten, um alles optisch optimal abzustimmen.

Glücklicherweise musste ich nicht die gesamte Hochzeit allein planen. Die Koordination der Information, Wünsche und Anliegen der Gäste wurden von den Trauzeugen übernommen. Ausserdem kümmerten Sie sich auch um die Abendunterhaltung, eine Hochzeitszeitung und zum Ende noch um eine Überraschungsfeuerwerk inklusive Security.

Nun war nur noch die Organisation der Technik und der Musik ausstehend. Das Brautpaar wünschte sich einen Fotografen, sowie auch einige Videoaufnahmen und passende Musik mit einigen Wunschstücken. Die Braut sollte selbst Spotify-Playlists erstellen, diese Aufgabe benutzte ich jedoch lediglich als Alibi-Vorwand, da ich längst für Live-Musik, die nötige Tontechnik dazu, sowie die Möglichkeit Wunschlieder abzuspielen, gesorgt hatte. Dabei war mein Bruder eine grosse Hilfe, welcher das Material von seinem Geschäft besorgen, transportieren, aufbauen, sowie bedienen konnte. Ausserdem stellte er seine private Videokamera zur Verfügung, um das Material für den Aftermovie zu filmen.

Nun folgte lediglich noch die Organisation der Anreise aller Beteiligten, den Transport des Materials, sowie der heimlichen Aufbau aller Überraschungen. Als alles organisiert war, jeder wusste, wo er parken sollte und alles bereit schien folgt nur noch eine letzte Hürde:

Das BAG hatte kurzfristig zwei Tage vor der Hochzeit entschieden, dass für unsere Veranstaltung nun die 3G Regel gelten sollte. Nun mussten also zwei Tage vor der Hochzeit alle Gäste kontaktiert werden um sicherzustellen, dass niemand ungeimpft oder ohne zu testen auf der Hochzeit erschien.

Die Hochzeit

Das Thema Covid zog sich leider auch am Event selbst wie ein zäher Faden durch den Tag. Wir erfuhren am Tag selbst, dass das Schloss Schadau nicht dieselben Richtlinien, wie das Standesamt, welches als externe Instanz im Schloss war, verfolgte. So kam es leider vor der Trauung zu einigen unschönen Auseinandersetzungen mit dem Personal. Abgesehen davon, dass das Brautpaar vor lauter Aufregung vergass ihre Ausweise mit vor das Standesamt zu nehmen, und eine spontane Gesangseinlage der Brautjungfer geboten werden musste, währenddessen die Kinder der Braut die Ausweise holten, verlief der erste Teil des Tages problemlos. Als beim Apéro sogar noch unverhofft die Sonne durch die Wolken brach, konnte das Fotoshooting sogar draussen stattfinden. Der Abendsaal war pünktlich dekoriert, der Service des Schloss Schadaus vorzüglich und die Trauzeugen hatten die Unterhaltung am Abend hervorragend vorbereitet. Später am Abend folgte der Hochzeitstanz des Paares, sowie die pünktlich gelieferte und vorbereitete Torte, eine Tanzeinlage der Familie und zum Schluss das Feuerwerk.

Nachbearbeitung:

 

Nach der Hochzeit wurden sämtliche digitale Daten der Hochzeit verarbeitet. Der Fotograf lieferte mit etwas Verzögerung die Bilder, welche gut gelungen waren und teilweise noch bearbeitet werden mussten. Ich erstellte davon Fotobücher, bestellte Leinwände und kreierte gemeinsam mit meinem Bruder den Aftermovie. Ausserdem gingen Informationskärtchen zur Verkündung der Hochzeit an die Verwandtschaft raus, sowie etwas später auch ein Dankeskärtchen an die Hochzeitsgäste.

Learnings:

Das wichtigste Learning bei diesem Projekt war, dass es sich lohnt genügend früh mit den Vorbereitungen zu beginnen. So kam nie Stress auf und alles konnte in Ruhe geplant werden. Bei vielen Planungsschritten war auch viel Köpfchen gefragt, da verschiedene Informationen nicht an verschiedene Personen gelangen durften. Das Brautpaar war da glücklicherweise nicht so aufdringlich und liess Geheimnisse gerne Geheimnisse sein. Ausserdem war es wichtig allen Beteiligten am Tage selbst Ruhe und Gelassenheit zu vermitteln, sowie in der Planung sich nie den Stress vor dem Brautpaar anmerken zu lassen. Das letzte was ich wollte war, dass das Brautpaar sich durch die ganze Organisation um sie herum weder davor noch am Tag selbst gestresst fühlte. Alles in allem war es ein sehr gelungener Event, welcher Brautpaar und Gäste glücklich stimmte.