How to Event – Wie deine Eventfotos und dein Eventfilm zum Erfolg werden
Im Dezember 2024 wurde ich angefragt, den Posten als PR-Leiterin an unserem Event FKTR von der Kirche aus zu leiten. Der Event umfasste einen Tanzbeitrag, ein Konzertbeitrag, eine Predigt und anschliessend Lounge mit Essen und einem DJ. Doch was muss man dabei alles beachten und welche Aufgaben gehören überhaupt dazu?
Der PR-Bereich deckt drei Hauptkategorien ab: Fotografie, Video und Social Media. Dabei ist es wichtig, zuerst für jeden Bereich einen Teamleiter zu bestimmten, welcher sich ein Team zusammenstellt. Somit entlastet es dich und vereinfacht die Kommunikation.
Schritt 1: Eine Sitzung organisieren, wo die wichtigsten Informationen zum Event mitgeteilt werden, erste Fragen geklärt werden, wie «Von wann bis wann es ist», was bis dorthin zu tun ist und welches Material benötigt wird.
Schritt 2: Ein weiterer Bereich von PR ist Werbung. Die Zielgruppe des Events waren Personen im Alter von 14 bis 25 Jahren. Weshalb wir uns dafür entschieden, unsere Werbung auf Instagram und TikTok zu bewerben. Ich entschied mich, einen kurzen Trailer zusammenzuschneiden aus alten Clips von vorherigen Events, um dem Zielpublikum aufzuzeigen, was einen erwarten wird.
Schritt 3: Um einen Überblick zu behalten, würde ich empfehlen, einen groben Zeitplan für deine To-dos zu erstellen. Zwei Wochen vor dem Event solltest du dir überlegen, auf wann die einzelnen Teams eintreffen sollten, was sie anziehen, wie lange ihr Einsatz wird und wie es mit ihrer Verpflegung aussieht.
Schritt 4: Ich habe für jedes Team einen Einsatzplan erstellt, wo ich die Pausen, wie auch die Position (Was sie wo aufnehmen sollen) festgelegt habe. Anschliessend habe ich die Teamleiter beauftragt, einen Hudle (Kleines Gruppentreffen kurz vor dem Anlass, um Informationen weiterzugeben) durchzuführen und das ganze Eventareal durchzugehen, damit auch gleich besprochen werden kann, wer wo steht, um seine/ihre Aufnahmen zu machen. Ebenfalls habe ich sie darauf hingewiesen vorher, alle Kameras aufeinander abzustimmen.
Schritt 5: Obwohl ich selber mit der Videokamera unterwegs war und Aufnahmen machte, versuchte ich, während des Anlasses immer wieder im Kontakt mit dem Teamleiter zu stehen, um einen Überblick über die Situation und den Event zu haben. Nach dem Event wurden mir dann alles Foto-Footage, wie auch Video-Footage zugeschickt.
Schritt 6: Ich bat die Fotografen, mir eine Auswahl von 30 Bildern zuzuschicken, damit ich nur noch dieses bearbeiten muss. Die Fotos habe ich über Adobe Lightroom bearbeitet und ein Preset gebraucht, damit die Bilder alle gleich aussehen.
Schritt 7: Zum Schluss habe ich noch ein Recap-Video auf Premiere Pro zusammengeschnitten, wo ich die Musik von Pixabay genutzt habe, damit wir es auch veröffentlichen dürfen.
Eventfotos
Eventfilm
(eli)
Für ein nächstes Mal würde ich mir bewusst mehr Zeit am Event selbst einplanen und mehr den Teamleiter ab delegieren. Gerade der Einsatzplan wäre etwas, welches ich den Teamleiter hätte abgeben können, damit ich mich auch besser auf meinen Bereich fokussieren hätte können.
Am Event selbst kam ich aufgrund von nicht so guter Zeitplanung ein wenig später als die anderen an, was unter dem Team, wie auch bei mir Stress auslöste. Für das nächste Mal muss ich die erste vor Ort sein. Auch beim Material gab es einige Probleme. Zum einem war der Gimbel nicht richtig ausbalanciert, was mich schlussendlich zur Entscheidung führte, also aus Hand zu filmen.
In der Post Produktion war ich sehr zufrieden mit meinem Arbeitsprozess. Ich überlegte mir, was ich für eine Geschichte im Video erzählen möchte, und konnte anhand von dem meine Aufnahmen aus selektieren und zusammenscheiden. Um meine Schnitttechnik zu erweitern und vertiefen, schaute ich mir verschiedenste YouTube Videos an und versuchte diese so gut wie möglich umzusetzen.
Im Großen und Ganzen bin ich sehr zufrieden mit den Ergebnissen von mir selber wie auch von der Teamarbeit während dem Event.