Planen, Werben, Begeistern: Mein Weg zu einem erfolgreichen Event
Einleitung
Ein eigenes Event zu planen und umzusetzen, ist eine spannende Herausforderung – von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung steckt viel Arbeit und Leidenschaft dahinter. Für mich war die Organisation einer Veranstaltung die Möglichkeit, meine Kreativität und mein Wissen aus mehreren Jahren Eventplanung in die Realität umzusetzen. Doch wie setzt man ein solches Projekt um, wenn man nicht nur die Idee hat, sondern auch für Organisation, Marketing und Sponsoring verantwortlich ist? In diesem Beitrag gebe ich Einblicke in die Konzeption, die Planung und die Herausforderungen eines besonderen Projekts – eine Nacht voller Musik, Licht und unvergesslicher Momente
Konzept und Inspiration
Die Idee für die Halloween Halle entstand aus dem Wunsch, der lokalen Nachtszene ein Highlight zu bieten, das junge Menschen begeistert und gleichzeitig professionelle Massstäbe setzt. Die Wahl der Location spielte dabei eine entscheidende Rolle: Eine Bühne mit hochwertiger Infrastruktur und optimaler Lage bot die perfekte Grundlage, um ein Event zu realisieren, das musikalisch, visuell und atmosphärisch überzeugt.
Meine Inspiration hole ich mir aus unterschiedlichsten Quellen: von internationalen Events wie Awakenings, bekannt für ihre eindrucksvolle Licht- und Soundtechnik, bis hin zu Schweizer Klassikern wie der Streetparade oder dem innovativen SunIce Festival. Diese Veranstaltungen zeigen eindrucksvoll, wie Musik, Licht, Community und Marketing zu einer unvergesslichen Einheit verschmelzen können – eine Symbiose, die ich mit der Halloween Halle ebenfalls erreichen wollte. Dabei stand für mich die Verbindung von kreativen Ideen, logistischen Herausforderungen und einer klaren Vision im Vordergrund.
Workflow und Umsetzung
Die gesamte Planung und Umsetzung lag in meinen Händen. Als Hauptverantwortlicher für den Event, das Marketing und das Sponsoring habe ich folgende Bereiche bearbeitet:
1. Marketing
Eine Veranstaltung steht und fällt mit ihrem Marketing. Um eine breite Zielgruppe anzusprechen, habe ich folgende Massnahmen umgesetzt:
- Online-Präsenz: Listung der Veranstaltung auf Plattformen wie UBWG, Eventfrog, RA.co, Weekendly, ZugerZeitung Online und unserer eigenen Website.
- Social Media: Erstellung und Betreuung von Inhalten für Instagram und TikTok, Werbekampagnen über Meta Ads und TikTok Ads, sowie aktive Kommunikation in Community-Chats und Promotion in Gruppenchats und über persönliche Kontakte.
- Physische Promotion: Flyer-Verteilung in lokalen Geschäften wie Freiraum Zug, Avec, K Kiosk und Press & Books.
- E-Mail-Marketing: Der gezielte Einsatz von E-Mail-Kampagnen war ein weiterer zentraler Bestandteil der Strategie. Hierbei habe ich wichtige Informationen zur Veranstaltung, Updates und exklusive Angebote wie Rabatte direkt an unsere Community kommuniziert.
2. Sponsoring
Die Sponsoringmappe war ein entscheidender Bestandteil des Projekts. Mein Wissen aus dem Fach Visualisieren, in dem ich gelernt habe, wie man Broschüren in Illustrator erstellt, half mir dabei, eine professionelle und ansprechende Mappe zu gestalten. Inhalte wie Überblick, Zielgruppe, Marketing-Strategien und Sponsoring-Pakete wurden basierend auf meinem Wissen aus drei Jahren Eventerfahrung sowie durch Recherchen und ChatGPT erstellt. Die Herausforderung bestand darin, die Mappe so zu gestalten, dass sie für einflussreiche Sponsoren relevant und überzeugend war.
3. Organisation
Die Vielzahl an Aufgaben – von der Koordination der Marketingmassnahmen bis zur technischen Umsetzung – machte das Projekt komplex. Zeitmanagement war essenziell, insbesondere, da ich neben der Planung auch die Umsetzung vieler Details selbst übernommen habe.
Erkenntnisse und Lessons Learned
- Breit aufgestelltes Marketing zahlt sich aus: Es ist entscheidend, mehrere Kanäle zu nutzen, um eine breite Zielgruppe anzusprechen.
- Feedback ist Gold wert: Gespräche mit Gästen und Teammitgliedern liefern wertvolle Einblicke, die keine Statistik ersetzen kann.
- Zeitmanagement ist alles: Eine klare Struktur und Priorisierung der Aufgaben sind unverzichtbar.
- Flexibilität: Probleme kommen immer, aber mit einem guten Plan und kreativen Lösungen lassen sie sich bewältigen.
Die Halloween Halle war nicht nur ein unvergessliches Event, sondern auch ein wichtiger Meilenstein für mich. Sie hat mir gezeigt, wie viel ich durch Engagement, Planung und Kreativität erreichen kann. Ich freue mich darauf, diese Learnings in zukünftige Projekte einzubringen und weiter an meiner Vision zu arbeiten, die Zuger Techno-Szene mit neuen Ideen zu bereichern.
TikTok Content:
Tiktok Content 1
Content und Ads:
https://drive.google.com/drive/folders/
Zuger Zeitung Interview:
https://www.zugerzeitung.ch/zentralschweiz/zug/kanton-zug-halloween
Impressionen vom Event:
(eli)
Rückblickend gibt es gewisse Dinge, die ich anders oder besser machen würde:
- Budget: Ein größeres Marketingbudget hätte eine noch breitere Reichweite ermöglicht.
- Zeit: Mehr Pufferzeit hätte geholfen, unvorhergesehene Probleme besser zu lösen und eine durchdachte Marketingstrategie zu entwickeln. Vor allem, wenn parallel andere Herausforderungen auftreten.
- Content-Produktion: Zusätzliche Videos, Fotos und Kampagnen hätten das Event noch stärker positionieren können. Besonders die Vorproduktion der Creatives hätte besser geplant und früher gestartet werden müssen, um hochwertige Inhalte rechtzeitig zur Verfügung zu haben.
- Planung: Ein detaillierter Zeitplan mit realistischen Deadlines wäre essenziell gewesen, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.